Städte, Landkreise, Schulen und Behörden vergeben jedes Jahr viele Aufträge an Handwerks-, Reinigungs- und Dienstleistungsbetriebe. Der Weg dorthin folgt festen Regeln. Wer sie kennt, muss keine Angst vor dem Formularaufwand haben. Dieser Ratgeber zeigt die Schritte von der Suche bis zum Zuschlag.
Maßgeblich sind immer die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen der jeweiligen Ausschreibung. Die folgenden Hinweise geben einen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung.
1. Passende Ausschreibungen finden
Öffentliche Auftraggeber müssen ihre Ausschreibungen bekannt machen. Die Bekanntmachungen von EU, Bund, Ländern und Kommunen erscheinen allerdings an vielen verschiedenen Stellen. Für einen kleinen Betrieb heißt das:
- regelmäßig suchen, weil Fristen oft nur wenige Wochen laufen
- nach Gewerk und Region filtern, nicht nur nach einzelnen Suchwörtern
- auf die Leistungsbeschreibung achten, nicht nur auf den Titel
- realistisch prüfen: Passt der Umfang zu Ihren Mitarbeitern und Geräten?
Ein Tipp: Auch kleinere Lose lohnen sich. Große Aufträge werden häufig in Fach- und Teillose aufgeteilt, damit auch kleine und mittlere Unternehmen mitbieten können (§ 97 Abs. 4 und § 97a GWB).
2. Vergabeunterlagen abrufen
Die Bekanntmachung nennt eine Adresse, unter der Sie die Vergabeunterlagen erhalten. Bei EU-weiten Verfahren müssen die Unterlagen elektronisch, kostenlos, uneingeschränkt und vollständig abrufbar sein (§ 41 VgV). In der Regel geschieht das über die Vergabeplattform der ausschreibenden Stelle.
Lohnend ist eine Registrierung auf der Plattform, auch wenn ein Abruf ohne Anmeldung möglich wäre. Nur registrierte Bieter werden zuverlässig informiert, wenn sich Unterlagen ändern oder Antworten auf Bieterfragen veröffentlicht werden.
Typische Bestandteile der Vergabeunterlagen:
- Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Fristen und Formvorgaben
- Leistungsbeschreibung oder Leistungsverzeichnis
- Vertragsbedingungen
- Liste der geforderten Erklärungen und Nachweise
- Formblätter, die ausgefüllt werden müssen
- Zuschlagskriterien (nur Preis oder auch Qualität)
3. Unterlagen gründlich lesen
Bevor Sie kalkulieren, lesen Sie die Unterlagen vollständig. Notieren Sie sich:
- Angebotsfrist mit Uhrzeit
- Bindefrist (wie lange Sie an Ihr Angebot gebunden sind)
- Ausführungszeitraum
- Ortstermin oder Besichtigung, falls vorgesehen
- alle geforderten Nachweise und wann sie vorzulegen sind
- Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
Bei Bauleistungen nach VOB/A beträgt die Angebotsfrist im nationalen Verfahren mindestens zehn Kalendertage. Bei einem offenen EU-Verfahren sind es mindestens 35 Tage ab Absendung der Bekanntmachung, verkürzbar um fünf Tage bei elektronischer Angebotsabgabe (§ 15 VgV). In der Praxis bleibt nach dem Fund oft weniger Zeit, als man denkt.
4. Bieterfragen stellen
Unklarheiten in den Unterlagen klären Sie über Bieterfragen. Die Fragen stellen Sie in der Regel über die Vergabeplattform. Die Antworten erhalten in der Regel alle Bieter, ohne Nennung Ihres Namens.
- Fragen Sie früh. Bei EU-Verfahren muss der Auftraggeber rechtzeitig angeforderte Auskünfte spätestens sechs Tage vor Fristende erteilen, sonst ist die Frist zu verlängern (§ 20 Abs. 3 VgV).
- Fragen Sie konkret, mit Verweis auf Seite oder Position.
- Lesen Sie alle veröffentlichten Antworten. Sie gelten als Teil der Vergabeunterlagen.
Ändern Sie die Unterlagen nie eigenmächtig, auch wenn Sie einen Fehler vermuten. Stellen Sie stattdessen eine Frage. Erkennbare Verstöße gegen Vergaberecht müssen bei EU-Verfahren spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden (§ 160 Abs. 3 GWB).
5. Eignung belegen
Der Auftraggeber prüft, ob Ihr Betrieb fachkundig und leistungsfähig ist. Welche Nachweise er dafür verlangt, muss er in der Bekanntmachung angeben. Häufig sind das:
- Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen
- Referenzen über vergleichbare Aufträge
- Angaben zum Umsatz
- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung
- Bescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft
- Eintragung in die Handwerksrolle oder das Handelsregister
Seit dem 1. Juli 2026 gilt bei EU-Verfahren: Die Eignung soll zunächst durch Eigenerklärungen belegt werden. Weitergehende Unterlagen sollen nur von aussichtsreichen Bietern verlangt werden (§ 122 Abs. 3 GWB). Halten Sie Ihre Nachweise trotzdem bereit. Wenn sie angefordert werden, ist die Frist oft kurz.
Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber zu Eignungsnachweisen.
6. Angebot kalkulieren und vollständig ausfüllen
Kalkulieren Sie auf Basis der Leistungsbeschreibung, nicht auf Basis Ihrer gewohnten Ausführung. Achten Sie auf:
- jede Position im Leistungsverzeichnis mit einem Preis
- Einheitspreise und Gesamtbeträge, die zusammenpassen
- Nebenangebote nur, wenn sie ausdrücklich zugelassen sind
- alle Formblätter vollständig und an den vorgesehenen Stellen ausgefüllt
7. Angebot elektronisch abgeben
Bei EU-Verfahren werden Angebote grundsätzlich elektronisch in Textform eingereicht (§ 53 VgV). Auch unterhalb der EU-Schwellenwerte ist die elektronische Abgabe heute die Regel. Welche Form gilt, steht in der Bekanntmachung.
So vermeiden Sie Probleme bei der Abgabe:
- Prüfen Sie früh, ob auf Ihrem Rechner ein Bieterprogramm installiert werden muss.
- Klären Sie, ob Textform genügt oder eine elektronische Signatur verlangt wird.
- Laden Sie das Angebot nicht in der letzten Stunde hoch.
- Prüfen Sie nach dem Hochladen die Eingangsbestätigung.
Ein Angebot, das per E-Mail statt über die vorgesehene Plattform eingeht, kann ausgeschlossen werden.
8. Nach der Abgabe: Prüfung und Zuschlag
Nach Fristende öffnet der Auftraggeber die Angebote und prüft sie. Dabei kann er Unterlagen nachfordern, wenn er das nicht ausgeschlossen hat (§ 56 VgV). Reagieren Sie auf Nachforderungen sofort und innerhalb der gesetzten Frist.
Bei EU-Verfahren informiert der Auftraggeber die nicht berücksichtigten Bieter vor dem Vertragsschluss. Der Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information geschlossen werden, bei elektronischem Versand nach zehn Kalendertagen (§ 134 GWB).
Erhalten Sie den Zuschlag, ist der Vertrag geschlossen. Erhalten Sie ihn nicht, lohnt ein Blick auf die genannten Gründe. Daraus lernen Sie für die nächste Ausschreibung.
Typische Fehler, die zum Ausschluss führen
Viele Angebote scheitern nicht am Preis, sondern an Formfehlern. Die VgV nennt unter anderem diese Ausschlussgründe (§ 57 Abs. 1 VgV):
- Angebot nicht frist- oder formgerecht eingegangen
- geforderte oder nachgeforderte Unterlagen fehlen
- Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen
- fehlende Preisangaben
- nicht zugelassene Nebenangebote
- Eignungskriterien nicht erfüllt
Dazu kommen Fehler aus der Praxis:
- eigene Liefer- und Zahlungsbedingungen beigefügt
- veraltete Formblätter statt der aktuellen Fassung genutzt
- Antworten auf Bieterfragen nicht berücksichtigt
- Bescheinigungen abgelaufen
Eine kurze Checkliste vor der Abgabe hilft: Frist, Form, alle Formblätter, alle Preise, alle Nachweise.
So unterstützt Sie Ausschreibungswecker
Ausschreibungswecker schickt Ihnen passende Ausschreibungen aus Ihrem Umkreis per E-Mail, sortiert nach Ihrem Gewerk. Zu jeder Ausschreibung erhalten Sie einen Steckbrief mit geforderten Nachweisen und Fristen. Im Unterlagen-Check laden Sie die Vergabeunterlagen hoch und erhalten eine Liste der Anforderungen mit Seitenangabe.
Häufige Fragen
Kann sich ein Ein-Mann-Betrieb auf öffentliche Ausschreibungen bewerben?
Ja. Entscheidend ist, ob Sie die geforderte Eignung nachweisen und die Leistung im vorgesehenen Zeitraum erbringen können. Kleinere Lose sind dafür oft gut geeignet.
Kostet die Teilnahme an einer Ausschreibung Geld?
Bei EU-weiten Verfahren müssen die Vergabeunterlagen kostenlos abrufbar sein. Kosten entstehen Ihnen vor allem durch die Zeit für Kalkulation und Nachweise.
Was passiert, wenn ein Nachweis fehlt?
Der Auftraggeber kann fehlende Unterlagen nachfordern, wenn er das in den Unterlagen nicht ausgeschlossen hat. Reichen Sie sie dann fristgerecht nach, sonst wird das Angebot ausgeschlossen.
Darf ich Fragen zu den Unterlagen stellen?
Ja, über Bieterfragen. Stellen Sie sie möglichst früh. Die Antworten gehen anonymisiert an alle Bieter.
Muss ich das Angebot elektronisch abgeben?
Bei EU-Verfahren in der Regel ja. Auch bei nationalen Verfahren ist die elektronische Abgabe heute üblich. Die zugelassene Form steht in der Bekanntmachung.