Bei jeder öffentlichen Ausschreibung prüft der Auftraggeber, ob Ihr Betrieb den Auftrag ausführen kann. Diese Prüfung heißt Eignungsprüfung. Viele Angebote kleiner Betriebe scheitern an fehlenden oder abgelaufenen Nachweisen, nicht am Preis.
Dieser Ratgeber zeigt, welche Unterlagen häufig verlangt werden und wie Sie sie griffbereit halten. Welche Nachweise im Einzelfall gefordert sind, steht in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen der jeweiligen Ausschreibung. Nur diese sind maßgeblich.
Was Eignung bedeutet
Öffentliche Aufträge gehen an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen (§ 122 Abs. 1 GWB). Die Eignungskriterien dürfen nur drei Bereiche betreffen (§ 122 Abs. 2 GWB):
- Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
- wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
- technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Die geforderten Nachweise müssen zum Auftrag passen und zu dessen Wert in einem angemessenen Verhältnis stehen (§ 122 Abs. 4 GWB). Der Auftraggeber muss sie in der Bekanntmachung angeben.
Neu seit 1. Juli 2026: Eigenerklärungen zuerst
Mit dem Gesetz zur Beschleunigung der Vergabe öffentlicher Aufträge gilt für Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte:
- Die Eignung soll durch Eigenerklärungen nachgewiesen werden.
- Weitergehende Unterlagen sollen nur von aussichtsreichen Bietern verlangt werden.
- Präqualifizierung kann den Nachweis ganz oder teilweise ersetzen.
So steht es in § 122 Abs. 3 GWB. Für Sie heißt das: Mit dem Angebot reichen oft Erklärungen aus. Bescheinigungen müssen Sie aber vorlegen können, sobald der Auftraggeber sie anfordert. Dafür setzt er eine Frist (§ 48 Abs. 2 VgV). Wer die Frist versäumt, riskiert den Ausschluss.
Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten je nach Auftraggeber die VOB/A, die UVgO oder Landesrecht. Auch dort sind Eigenerklärungen verbreitet. Achten Sie auf die Angaben in den Unterlagen.
Eigenerklärungen
Eine Eigenerklärung ist eine schriftliche Bestätigung Ihres Betriebs, zum Beispiel:
- keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB
- Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
- Einhaltung des Mindestlohns
- kein Insolvenzverfahren
- Angaben zu Umsatz und Mitarbeiterzahl
Meist gibt der Auftraggeber dafür ein Formblatt vor. Verwenden Sie genau dieses Formblatt. Falsche Angaben in Eigenerklärungen können selbst zum Ausschluss führen.
Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)
Die EEE ist ein einheitliches Formular für EU-weite Verfahren. Es beruht auf der Durchführungsverordnung (EU) 2016/7.
- Bei EU-Verfahren muss der Auftraggeber die EEE als vorläufigen Beleg akzeptieren (§ 48 Abs. 3 VgV).
- Eine früher verwendete EEE dürfen Sie wiederverwenden, wenn die Angaben noch stimmen (§ 50 Abs. 1 VgV).
- Vor dem Zuschlag fordert der Auftraggeber vom vorgesehenen Bieter die eigentlichen Nachweise an (§ 50 Abs. 2 VgV).
Referenzen
Mit Referenzen zeigen Sie, dass Sie vergleichbare Aufträge schon ausgeführt haben. Üblich sind Angaben zu:
- Auftraggeber mit Ansprechpartner
- Art und Umfang der Leistung
- Auftragswert
- Ausführungszeitraum
Bei EU-Verfahren für Liefer- und Dienstleistungen geht es in der Regel um Leistungen der letzten höchstens drei Jahre (§ 46 Abs. 3 VgV). Bei Bauleistungen und nationalen Verfahren gelten teils andere Zeiträume. Maßgeblich ist, was die Bekanntmachung verlangt.
Tipp: Führen Sie eine laufende Referenzliste. Fragen Sie zufriedene Auftraggeber direkt nach Abschluss, ob Sie sie als Referenz nennen dürfen. Auch private Auftraggeber können als Referenz zählen, wenn die Unterlagen das nicht ausschließen.
Umsatz und Bankerklärung
Zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit verlangen Auftraggeber häufig:
- Erklärung zum Gesamtumsatz der letzten Geschäftsjahre
- Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags
- Bankerklärung oder Jahresabschluss
Ein geforderter Mindestjahresumsatz darf bei EU-Verfahren das Zweifache des geschätzten Auftragswerts nur bei besonderen Risiken überschreiten (§ 45 Abs. 2 VgV). Junge Unternehmen, die noch keine Umsätze für mehrere Jahre haben, können aus berechtigtem Grund andere geeignete Unterlagen vorlegen (§ 45 Abs. 5 VgV).
Versicherung
Fast immer gefragt ist eine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung, oft mit Mindestdeckungssummen. Prüfen Sie:
- Reicht Ihre Deckungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden?
- Deckt die Police die ausgeschriebene Tätigkeit ab?
- Ist die Bestätigung des Versicherers aktuell?
Manche Auftraggeber akzeptieren auch die Zusage, die Deckung im Auftragsfall zu erhöhen. Ob das reicht, steht in den Unterlagen.
Unbedenklichkeitsbescheinigungen
Diese Bescheinigungen belegen, dass Sie Ihre Steuern und Beiträge zahlen:
- Finanzamt: Bescheinigung in Steuersachen, beantragt bei Ihrem zuständigen Finanzamt
- Krankenkasse: Unbedenklichkeitsbescheinigung jeder Krankenkasse, bei der Ihre Mitarbeiter versichert sind
- Berufsgenossenschaft: Bescheinigung über Mitgliedschaft und Beitragszahlung, vor allem im Baubereich gefragt
Planen Sie für die Beantragung einige Tage ein. Wer Mitarbeiter bei mehreren Krankenkassen hat, braucht mehrere Bescheinigungen.
Gewerbezentralregister und Wettbewerbsregister
Bei Aufträgen ab 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer fragt der Auftraggeber vor dem Zuschlag selbst beim Wettbewerbsregister ab (§ 6 Abs. 1 WRegG). Eine eigene Auskunft aus dem Wettbewerbsregister darf er von Ihnen nicht verlangen.
Manche Auftraggeber fordern trotzdem einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister. Diesen beantragen Sie selbst bei der zuständigen Behörde, meist dem Gewerbeamt oder online beim Bundesamt für Justiz (§ 150 GewO). Bei juristischen Personen wird der Auszug für das Unternehmen beantragt.
Präqualifizierung: Einmal prüfen lassen, mehrfach nutzen
Bei der Präqualifizierung lassen Sie Ihre Eignungsnachweise unabhängig von einer bestimmten Ausschreibung prüfen. Danach genügt oft der Verweis auf Ihre Eintragung.
- PQ-VOB für Bauleistungen: Eintragung in das Verzeichnis des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen. Die VOB/A erkennt dieses Verzeichnis als Nachweis an.
- AVPQ für Liefer- und Dienstleistungen: Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen, geführt von den Industrie- und Handelskammern. Bauleistungen sind dort nicht eintragungsfähig.
Bei EU-Verfahren gilt für Einträge in ein amtliches Verzeichnis eine Eignungsvermutung. Der Auftraggeber darf die hinterlegten Angaben nur in begründeten Fällen anzweifeln (§ 48 Abs. 8 VgV).
Die Präqualifizierung kostet Gebühren, und die hinterlegten Nachweise müssen regelmäßig aktualisiert werden. Sie lohnt sich vor allem, wenn Sie häufig anbieten. Auftragsbezogene Nachweise wie spezielle Referenzen kann sie nicht immer ersetzen.
Gültigkeit: Wie alt dürfen Nachweise sein?
Eine einheitliche Gültigkeitsdauer gibt es nicht. Viele Bescheinigungen tragen ein eigenes Ablaufdatum. Zusätzlich legen Auftraggeber oft fest, wie aktuell eine Unterlage sein muss, zum Beispiel „nicht älter als drei Monate“. Prüfen Sie deshalb bei jeder Ausschreibung:
- Steht in den Unterlagen ein Höchstalter?
- Ist das Ablaufdatum der Bescheinigung noch nicht erreicht?
- Gilt das Datum bei Angebotsabgabe oder bei Anforderung?
Tipps zum Vorhalten
- Legen Sie einen digitalen Ordner mit allen Nachweisen als PDF an.
- Notieren Sie für jede Bescheinigung das Ablaufdatum.
- Beantragen Sie neue Bescheinigungen rechtzeitig vor Ablauf.
- Pflegen Sie Referenzliste und Umsatzzahlen einmal im Jahr.
- Halten Sie eine ausgefüllte Vorlage der Eigenerklärungen bereit, prüfen Sie aber jedes Mal das aktuelle Formblatt des Auftraggebers.
So unterstützt Sie Ausschreibungswecker
Ausschreibungswecker schickt Ihnen passende Ausschreibungen aus Ihrem Umkreis per E-Mail. Der Steckbrief zu jeder Ausschreibung zeigt die geforderten Nachweise und Fristen auf einen Blick. Im Unterlagen-Check laden Sie die Vergabeunterlagen hoch und erhalten eine Liste der Anforderungen mit Seitenangabe.
Häufige Fragen
Reicht eine Eigenerklärung statt einer Bescheinigung?
Oft für die Angebotsabgabe, ja. Bei EU-Verfahren sollen Bescheinigungen nur von aussichtsreichen Bietern nachgefordert werden. Was genau gilt, steht in den Vergabeunterlagen.
Was ist die EEE?
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung ist ein Standardformular für EU-weite Verfahren. Der Auftraggeber muss sie dort als vorläufigen Nachweis akzeptieren.
Lohnt sich eine Präqualifizierung für kleine Betriebe?
Wenn Sie regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen, spart sie Aufwand. Bei wenigen Angeboten im Jahr kann es günstiger sein, die Nachweise selbst aktuell zu halten.
Ich habe noch keine öffentlichen Referenzen. Was tun?
Private Aufträge können als Referenz dienen, wenn die Unterlagen nichts anderes verlangen. Junge Unternehmen können bei EU-Verfahren aus berechtigtem Grund auch andere geeignete Unterlagen zur Leistungsfähigkeit vorlegen.
Wer fragt das Wettbewerbsregister ab?
Der Auftraggeber selbst, bei Aufträgen ab 50.000 Euro netto vor dem Zuschlag. Sie müssen keine Auskunft daraus vorlegen.