Zuschlag und Bezahlung: Wie lange es dauert und wann öffentliche Auftraggeber zahlen müssen

Dieser Ratgeber gibt den Stand vom November 2026 wieder. Maßgeblich sind immer die Vergabeunterlagen und Ihr Vertrag. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.

Von der Abgabe bis zum Zuschlag

Nach Ablauf der Angebotsfrist öffnet der Auftraggeber die Angebote. Dann prüft er Form, Eignung und Preis und wählt das wirtschaftlichste Angebot aus. Wie das Angebot dahin kommt, beschreibt der Ratgeber Öffentliche Ausschreibung: So bewerben Sie sich.

Während der Prüfung sind Sie an Ihr Angebot gebunden. Diese Zeit heißt Bindefrist oder Zuschlagsfrist.

Bauleistungen nach VOB/A (national):

• Der Auftraggeber bestimmt eine angemessene Bindefrist, so kurz wie möglich (§ 10 Abs. 4 VOB/A).
• Länger als 30 Kalendertage soll sie nur in begründeten Fällen sein.
• Das Ende wird als Kalendertag angegeben.
• Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist (§ 10 Abs. 5 VOB/A).

Andere Verfahren: Bei Liefer- und Dienstleistungen und bei EU-Verfahren steht die Bindefrist in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen.

Bei EU-Verfahren kommt eine Wartefrist hinzu. Der Auftraggeber informiert die unterlegenen Bieter vorab und darf den Vertrag erst 15 Kalendertage danach schließen, bei elektronischem Versand nach 10 Kalendertagen (§ 134 Abs. 2 GWB).

Eine Faustregel: Rechnen Sie ab Angebotsfrist mit der angegebenen Bindefrist. Planen Sie Personal erst fest ein, wenn der Zuschlag da ist.

Wenn der Auftraggeber die Bindefrist verlängern will

Das kommt vor, etwa wenn die Prüfung länger dauert. Der Auftraggeber bittet Sie dann um Zustimmung zur Verlängerung.

• Sie müssen nicht zustimmen.
• Ohne Zustimmung erlischt Ihre Bindung mit Ablauf der Frist. Eine Annahme ist nur innerhalb der Frist möglich (§ 148 BGB).
• Erteilt der Auftraggeber den Zuschlag erst danach, gilt das als neues Angebot an Sie (§ 150 Abs. 1 BGB). Sie können es annehmen oder ablehnen.

Prüfen Sie vor einer Zustimmung, ob Ihre Preise und Termine noch halten. Lohn- und Materialkosten können sich in der Zwischenzeit ändern.

Wenn Sie den Zuschlag nicht erhalten

Sie haben ein Recht auf Auskunft:

• EU-Verfahren: Auf Antrag in Textform muss der Auftraggeber innerhalb von 15 Tagen die Gründe für die Ablehnung nennen, außerdem Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots und den Namen des Gewinners (§ 62 Abs. 2 VgV).
• Bauleistungen nach VOB/A: Auf Antrag in Textform erhalten Sie die Gründe innerhalb von 15 Kalendertagen, dazu Merkmale, Vorteile und Namen des erfolgreichen Bieters (§ 19 Abs. 2 VOB/A).

Nutzen Sie das. Die Gründe zeigen, ob es am Preis, an einem Nachweis oder an der Qualitätswertung lag.

Nach dem Zuschlag: Was vor Arbeitsbeginn zu klären ist

Vertrag. Mit dem Zuschlag ist der Vertrag geschlossen. Lesen Sie Ausführungsfristen, Abrechnungsregeln und Ansprechpartner noch einmal genau.

Sicherheitsleistung bei Bauleistungen. Der Auftraggeber kann eine Sicherheit verlangen, meist als Bürgschaft. Nach § 9c VOB/A gilt:

• Bei Auftragssummen unter 250.000 Euro netto soll in der Regel auf Sicherheiten verzichtet werden.
• Bei beschränkter Ausschreibung und freihändiger Vergabe sollen Sicherheiten in der Regel nicht verlangt werden.
• Die Sicherheit für die Vertragserfüllung soll höchstens 5 Prozent der Auftragssumme betragen, für Mängelansprüche höchstens 3 Prozent der Abrechnungssumme.

Freistellungsbescheinigung bei Bauleistungen. Städte, Gemeinden und andere juristische Personen des öffentlichen Rechts müssen von Zahlungen für Bauleistungen 15 Prozent einbehalten und an das Finanzamt abführen (§ 48 Abs. 1 EStG). Das entfällt, wenn Sie eine gültige Freistellungsbescheinigung Ihres Finanzamts vorlegen (§ 48b EStG) oder die Bauleistungen an diesen Auftraggeber im Jahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigen (§ 48 Abs. 2 EStG). Beantragen Sie die Bescheinigung rechtzeitig und achten Sie darauf, ob die Vergabeunterlagen sie schon mit dem Angebot verlangen.

Wann wird bezahlt?

Bauleistungen nach VOB/B

Ist die VOB/B vereinbart, gilt nach § 16 VOB/B:

• Abschlagszahlungen werden 21 Tage nach Zugang einer prüfbaren Aufstellung fällig.
• Die Schlusszahlung wird alsbald nach Prüfung fällig, spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung.
• Die 30 Tage dürfen auf höchstens 60 Tage verlängert werden, wenn das sachlich gerechtfertigt und ausdrücklich vereinbart ist.
• Nicht vereinbarte Skontoabzüge sind unzulässig.

Alle anderen Aufträge

Für Reinigung, Grünpflege, Winterdienst und andere Dienstleistungen gilt, was im Vertrag steht. Üblich sind monatliche Rechnungen. Das Gesetz setzt öffentlichen Auftraggebern dabei Grenzen (§ 271a Abs. 2 BGB):

• Ein Zahlungsziel von mehr als 30 Tagen nach Empfang der Leistung ist nur wirksam, wenn es ausdrücklich vereinbart und durch die Besonderheit des Auftrags sachlich gerechtfertigt ist.
• Ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen ist unwirksam.
• Eine Prüf- oder Abnahmefrist von mehr als 30 Tagen ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und für Sie nicht grob unbillig ist (§ 271a Abs. 3 BGB).

Diese Grenzen gelten nicht für Abschlagszahlungen (§ 271a Abs. 5 BGB). Bei Werkverträgen können Sie Abschläge für erbrachte Leistungen verlangen, nachgewiesen durch eine prüfbare Aufstellung (§ 632a BGB).

E-Rechnung

Rechnungen an Bundesbehörden müssen elektronisch gestellt werden (§ 3 Abs. 1 ERechV). Ausgenommen sind Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 Euro. Die E-Rechnung muss unter anderem eine Leitweg-ID, Ihre Bankverbindung und die Zahlungsbedingungen enthalten (§ 5 ERechV).

Für Länder und Kommunen gelten eigene Landesregeln. Welche Form und welche Angaben verlangt werden, steht in den Vertragsunterlagen. Eine Rechnung ohne die verlangten Angaben verzögert die Zahlung.

Wenn das Geld nicht kommt

Verzug. Ein öffentlicher Auftraggeber kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB).

Ihre Ansprüche:

• Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB)
• eine Pauschale von 40 Euro, auch bei verspäteten Abschlagszahlungen (§ 288 Abs. 5 BGB)

So gehen Sie vor:

1. Prüfen Sie, ob die Rechnung vollständig und prüfbar ist und an die richtige Stelle ging.
2. Fragen Sie beim zuständigen Fachamt nach, ob die Rechnung freigegeben ist.
3. Mahnen Sie schriftlich mit einer klaren Frist.
4. Machen Sie Zinsen und Pauschale geltend.

Arbeit einstellen? Bei VOB/B-Verträgen dürfen Sie die Arbeiten bei Zahlungsverzug einstellen, wenn Sie vorher eine angemessene Frist gesetzt haben und diese erfolglos abgelaufen ist (§ 16 Abs. 5 Nr. 4 VOB/B). Bei anderen Verträgen ist das riskanter. Lassen Sie sich vorher beraten.

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